Visma Net — nyckeln till framgång hos SkySparc

SkySparc, ett internationellt erkänt konsultföretag, har tagit ett stort kliv framåt i sin digitala transformation. Genom ett framgångsrikt samarbete med Amesto och implementeringen av Visma Net ERP Financials & OneStop Reporting, har de lyckats omvandla sin ekonomihantering från en tidskrävande procedur till ett smidigt och effektivt flöde.

Under 2022, mitt i en period av dynamisk tillväxt, stod det svenska finanskonsultföretaget SkySparc inför ett dilemma. Samtidigt som affärerna blomstrade, hade deras befintliga ekonomisystem nått en gräns där det inte längre motsvarade företagets behov och växande ambitioner. Följderna blev en ökad arbetsbelastning på ekonomiavdelningen, där en stor del av uppgifterna innebar manuell hantering och hårdknackning av siffror i Excel.

– Det gamla ekonomisystemet var statiskt och krävde att vi anpassade oss efter det, istället för tvärtom. Det blev mycket “löpande-band-uppgifter” som vi egentligen inte hade tid med, och att få ut bra information för rapportering var nästintill omöjligt, berättar Hanna Kristiansson, Chief Financial Officer på SkySparc.

UTMANINGAR I EN VÄXANDE VERKSAMHET

Genom expertkonsultation och avancerade programvarulösningar hjälper de företag och finansiella institutioner att förbättra sin effektivitet och prestanda. 

Nu befann sig SkySparc själva i behov av ett betydligt mer avancerat affärssystem, som kunde hålla jämna steg med företagets egen snabba utveckling. För Hanna Kristiansson och kollegorna på ekonomiavdelningen, som dagligen hanterar flera olika internationella valutor, var faktureringen en särskilt omständlig process som skapade mycket stress och frustration. Det befintliga ekonomisystemet saknade nämligen även stöd för valutakonvertering. 

– Vi var tvungna att manuellt omvandla alla dollar- och eurobelopp från våra bankkontoutdrag till dagskursens svenska kronor, innan vi kunde registrera dem i vårt ekonomisystem. Det var en otroligt tidskrävande och också riskabel process, där det var lätt att göra misstag. Och med företagets tillväxt ökade ju antalet transaktioner bara, minns Hanna.

Det var hög tid för förändring. SkySparc började söka efter ett system som kunde hantera det ökande flödet av nya kunder och projekt, samtidigt som det erbjöd förbättrad rapportering och analysmöjligheter. Efter att ha jämfört olika alternativ fastnade Hanna för Amesto Solutions och Visma Net Financials – ett skalbart, webbaserat affärssystem som kunde automatisera deras manuella flöden, generera realtidsrapporter och hantera fakturor och olika valutor direkt i systemet.

– Jag kände stort förtroende för vår kundansvariga på Amesto, Anna Blunck Boberg. Jag visste att vi inte bara behövde ett nytt system utan också en partner som verkligen förstår vår tillväxtresa och som kan erbjuda flexibla lösningar. Amesto och Visma Net verkade vara precis vad vi behövde. 

Amesto Solutions guidade SkySparc genom en effektiv implementeringsprocess som pågick från februari till maj 2023. Med ett hängivet stödteam och utbildning av personalen skapades en sömlös övergång till Visma Net. 

– När vi väl hade bestämt oss, ville vi bara implementera det nya systemet så snabbt som möjligt! Amesto var tydliga med att vi skulle behöva investera tid och prioritera detta för att det skulle fungera – och det gjorde vi. Hela avdelningen var engagerad och lärde sig att använda programmet. Trots att det mesta skedde på distans, fungerade det väldigt bra, berättar Hanna.

Efter implementeringen av Visma.net upplever Hanna och teamet på SkySparc en markant skillnad i arbetsdagen. Genom att automatisera och förenkla sina processer kan de nu fokusera på att stödja företagets tillväxt utan att oroa sig för administrativa flaskhalsar. 

– Det är så mycket roligare att gå in i systemet nu! Ingen behöver längre sitta i Excel och knacka siffror eller lägga tid på att räkna om valutor. Vi behöver inte heller kontrollera fakturorna efter felaktigheter i samma omfattning, eftersom vi vet att informationen i systemet är densamma som på fakturan. Det sparar otroligt mycket tid! Hade vi inte gjort den här implementeringen hade vi behövt anställa en till person, bara för att hinna kontrollera alla fakturor, ler Hanna och tillägger:

– Äntligen har vi ett system som faktiskt hjälper oss och anpassar sig efter våra behov! 

Användningen av det molnbaserade Visma.net har gett SkySparcs ekonomiavdelning en märkbar produktivitetsökning. Tack vare automatiska systemuppdateringar arbetar de alltid i den senaste och säkraste versionen av programvaran. Dessutom har den nya möjligheten att arbeta på distans, utan krav på VPN-inloggning, gett teamet en ökad flexibilitet där de kan arbeta effektivt oavsett vart de befinner sig. Genom att integrera Visma Net med rapportverktyget OneStop reporting, har de dessutom åtkomst till realtidsuppdaterade data i sina rapporter, tillgängliga från alla olika enheter.

– Det fungerar väldigt, väldigt bra. Våra internationella transaktioner och faktureringar har blivit betydligt smidigare, och vi har fått en helt annan kvalitet på våra ekonomiska underlag och rapporter.

Den förbättrade effektiviteten och kvaliteten har inte bara frigjort tid och energi internt. Det gör det också möjligt för SkySparc att fortsätta stärka sin plattform och stödja visionen om långsiktig tillväxt.