Från manuella rutiner till framtidens ekonomihantering med Visma Net

I en bransch präglad av konstant förändring och ökade krav på effektivitet har Shorelink, en ledande aktör inom sjötransport och logistik, tagit ett nytt kliv in i framtiden. Med stöd från Amesto Solutions har de på kort tid övervunnit sina utmaningar kring tidsödande manuella rutiner, och i grunden revolutionerat hela företagets ekonomihantering. 

När Kristina Viklund, ekonomichef på Shorelink i Piteå, kom i kontakt med Amesto Solutions hösten 2021, befann sig hon och kollegorna i ett pressat läge. Företagets befintliga affärssystem hade nått en gräns där det inte längre kunde uppgraderas eller möta verksamhetens växande behov. Det dagliga arbetet präglades av manuella rutiner, som tog tid och fokus från viktigt strategiskt arbete. Inte bara för Kristina och kollegorna på ekonomiavdelningen, utan också för företagets IT-avdelning.

– Vårt dåvarande affärssystem var väldigt personberoende. Varje gång vi stötte på problem, fick vår IT-tekniker rycka in och “släcka bränder”. Han behövde dessutom lägga mycket tid på att bygga egna skräddarsydda lösningar och kopplingar mellan våra olika system – en nödvändighet för att det över huvud taget skulle fungera för verksamheten, berättar Kristina.

På ekonomiavdelningens kontorshyllor trängdes tjocka pärmar med papperstransaktioner. Det blev till en oöverskådlig labyrint av dokument, när något underlag behövde letas fram. Ännu en stor utmaning, var avsaknaden av en integrerad bankkoppling i det befintliga affärssystemet. Fakturorna behövde hanteras manuellt av kollegorna på ekonomiavdelningen och alla leverantörsfakturor färdades dessutom flera vändor digitalt mellan olika system. I den processen kunde viktig information ibland gå förlorad. Kristina minns det som en tid av frustration. 

-Systemets många begränsningar gjorde att vi blev allt annat än effektiva. Det kunde ta oss två fulla arbetsdagar varje månad, bara att sitta och stämma av leverantörsreskontran! Vi behövde ett affärssystem som verkligen samarbetade, och som kunde spara oss tid och energi genom smidigare administrativa arbetsflöden.

Redan ett år efter implementeringen, ser Kristina stora positiva effekter, både för ekonomi- och IT-avdelningen.

– Nu har vi inga pärmar eller pappershögar längre! Eftersom Visma Net är molnbaserat kommer vi åt all viktig information online och slipper lägga tid på att åka till kontoret och leta bland fysiska dokument. Allt kan enkelt hittas i systemet nu, berättar Kristina glatt.

Hon beskriver hur Shorelinks kostnader också blivit mer tydliga och förutsägbara eftersom Visma Net redan inkluderar drift, lagring, hosting, säkerhet och regelbundna uppdateringar. Det innebär även att medarbetarna numera kan känna sig trygga med att alltid arbeta i den senast uppdaterade versionen – en ökad säkerhet för hela företaget. 

– Vår IT-tekniker behöver inte ens bry sig om systemet längre!
Det sköter sig helt självt nu. 

Genom att automatisera flera av de tidigare manuella flödena, har Visma.net frigjort tid och resurser för de tiotal anställda inom koncernen, som idag använder sig av affärssystemet. 

– Vårt arbete har blivit så mycket mer effektivt! Idag kan vi hantera alltifrån leverantörsfakturor, banktransaktioner, löpande redovisning och fakturering till rapporter, avstämningar och mycket annat, direkt i Visma Net. Det gör det så mycket lättare att göra rätt, säger Kristina.

En funktion hon särskilt uppskattar med Visma Net är revisors-inloggningen. Genom den kan företagets revisorer själva logga in och få tillgång till underlag, och granska och verifiera data direkt i systemet.  

– Det har verkligen förenklat revisionen för oss alla. Vi behöver inte längre ta fram information, skriva ut, scanna in eller skicka någonstans. Nu finns allt underlag redan lättillgängligt på en och samma plats. Så smidigt!