Workshops och översikt.
När kan vi börja?

VAR I PROJEKTET ÄR VI: WORKSHOPPAR 

Aaro Systems och Amesto går in i ett förprojekt med workshoppar, där målet är att identifiera behov och möjligheter för Aaro Systems i Visma Net.

VAD HÄNDER 

Innan Amesto kan sätta upp en testmiljö för systemet, måste förprojektet med workshoppar för integrationer mot Aaro Systems befintliga system och ekonomisystemet upprättas. Workshopparna i förprojektet är avgörande för att säkerställa att genomförandeprojektet är korrekt uppsatt och för att skapa ett PDD (Project Definition Document), vilket är avtalet mellan Aaro Systems och Amesto. PDD är också grunden för en detaljerad framdriftsplan med milstolpar och beslutspunkter, som projektledaren hos Amesto, Marianne, tar fram.

VILKEN SYFTE HAR WORKSHOPS I ETT VISMA IMPLEMENTERINGSPROJEKT?

De två konsulterna, Johanna och Linda, som arbetar med projektet, känner till systemet väl och har erfarenhet från tidigare implementeringsprojekt. De ställer en rad frågor till Rosanna och Annette för att förstå detaljerna i allt från konteringsbegrepp till momsbehandling. Andra frågor som ställs handlar om hur periodisering av fakturor sker och vilka system som ska vara styrande "master" för data. Konsulterna samlar information om så många detaljer som möjligt.

Annette och Rosanna är otåliga att börja med Visma-systemet och förstå hur det fungerar.
"Det kommer att kännas som en evighetslång intervju," säger projektledaren Marianne 
Amtén innan de sätter igång.

Johanna och Linda känner till systemet inifrån och ut och är erfarna konsulter. De har djup insikt i hur de utmaningar som upptäcks kan lösas, och arbetar aktivt för att minimera risken i projektet genom att få en översikt över hur bokföringen görs för närvarande, vilka data som styr vad i systemet och varifrån datan kommer.

Hur systemet kan konfigureras börjar ta form.

Vid det här stadiet i förprojektet börjar Annette och Rosanna tänka på möjligheter de från början inte kände till, som kan möjliggöra ett annorlunda arbetssätt i Visma Net. Marianne försäkrar dem om att det kommer att finnas tid att förstå och reda ut allt när testmiljön sätts upp i nästa fas av implementeringen.

Man kan ha en uppfattning om hur systemet bör se ut, men det är först när kunden testar funktionerna och arbetsflödena som de kan identifiera saker som saknas eller lägga till nya saker som underlättar arbetet.
”Ju mer grundläggande förarbete man gör, desto färre överraskningar får man senare i projektet,” säger Marianne om denna fas.

RISKHANTERING 

Riskeliminering i projektet är fokus för arbetet som görs i förprojektet. Det handlar om att försäkra sig om att kunden, konsulterna och projektledaren har samma uppfattning om vad som ska levereras och vilka problem som ska lösas. Dessutom måste förväntningarna klargöras och samordnas så att de är så lika som möjligt hos Amesto och Aaro Systems.

Workshopparna lägger grunden för PDD:n som är avtalsdokumentet för hela implementeringsprojektet. Alla senare förändringar i projektet kommer att ske i relation till vad som överenskommits i PDD:n, så det är avgörande att den är korrekt och omfattar alla nödvändiga områden. Processen att utveckla en PDD är ett samarbetsprojekt mellan Aaro Systems och Amesto. Det inkluderar definition av mål och krav, beskrivning av uppgifter och leveranser, utveckling av en arbetsplan och en budget, identifiering av riskfaktorer och utveckling av en rapporteringsstruktur för projektet.

För att försäkra sig om att PDD:n är så exakt som möjligt, är det viktigt att involvera rätt personer i processen. Detta inkluderar representanter från ekonomi, IT, ledning och andra nyckelområden i organisationen. Det är också viktigt att se till att alla intressenter är informerade och engagerade i processen.

Detta kommer att bidra till att skapa en känsla av ägarskap och engagemang i projektet.
Workshopparna i förprojektet ger också konsulterna möjligheten att identifiera eventuella tekniska problem eller utmaningar som kan uppstå under implementeringen. Genom att göra detta kan de utveckla en plan för att hantera dessa problem i förväg, vilket minimerar risken för förseningar eller fel under implementeringsprocessen.

IMPLEMENTERING AV VISMA NET

Efter att ha gått igenom PDD:n är Annette och Rosanna entusiastiska – de ser fram emot att fylla i mallarna med data som ska in i Visma Net och få testmiljön uppsatt där de kan börja lära sig hur Visma Net fungerar.
Att implementera ett komplext system som Visma kan vara en utmaning, men med rätt förberedelse och planering kan risken minimeras och framgången säkras.

Workshopparna i förprojektet är en viktig del av denna planeringsprocess, eftersom de ger möjlighet att i förväg identifiera problem och utmaningar och utveckla en plan för att hantera dem. Genom samarbete och kommunikation kan Aaro Systems och Amesto säkerställa en framgångsrik implementering av Visma-systemet.