ERP GUIDEN
Så reducerar du utgifterna i företaget
En praktisk hands-on guide
Så här minskar du kostnaderna för bättre marginaler
För återförsäljare, tillverkare och övriga företag där logistik, inköp och lager utgör en väsentlig del av verksamheten.
För att skaffa intäkter är du beroende av andra, såsom kunder och marknadens efterfrågan. När det gäller kostnader har du däremot betydligt större inflytande och spelrum. Här kan du göra strategiska val och effektiviseringar som direkt påverkar din lönsamhet.
Genom att optimera dina kostnader kan du skapa en stabil grund för ditt företags ekonomiska hälsa och tillväxt. I denna guide delar vi med oss av konkreta strategier, tips och erfarenheter från andra framgångsrika distributörer för att hjälpa dig att minska dina kostnader mitt i en osäker marknadsutveckling.
1. Acceptera inte prisökningar från dina leverantörer
Hur hanterar du varsel om prisökning? Kontrollera först i leverantörsavtalet om de har rätt att höja priserna? Har de ingen fastställd rätt – hänvisa till kontraktet. Har leverantören rätt att höja priserna? Prova då följande:
a) Säg att du inte kan acceptera prishöjningen eftersom det just nu investeras mycket i dina produkter och det kommer att föra investeringen långt tillbaka. Flera av Amestos kunder lyckas med denna strategi, alternativt flyttas prishöjningen fram i tid eller sänks.
b) Säg att prishöjningen är för hög och att det inte går att föra över den till dina kunder. Om den genomförs blir resultatet en betydligt lägre volym. Du kan däremot acceptera en prishöjning på X, utan att du tror att det går ut över volymen.
c) Säg att du accepterar prishöjningen, men att den inte kan gälla nästa beställning eller de kommande två månaderna, samtidigt som du justerar dina priser mot kunderna.
d) Om inget annat fungerar, acceptera prishöjningen, men be om några extra produkter för marknadsföringsaktiviteter, eller mindre bidrag som betyder lite för dem, men som kan öka deras EBITDA (resultatet före räntor, skatter, avskrivningar och amorteringar) med några procent.
Om priserna i världen ändras igen, och kostnaderna för råvaror och andra insatsfaktorer sjunker, bör du kontakta dina leverantörer och be om en reversering av tidigare prisökningar. Om du samtidigt behåller prisnivån mot dina kunder kan du då göra en supervinst!
Med ett bra, korrekt konfigurerat ERP-system, är det lätt att övervaka prisutvecklingen från leverantörer till dina kunder och se hur de förändras över tid. Granska detta flera gånger om året för att säkerställa att ni bibehåller rätt marginal i sin position mellan kunder och leverantörer.
2. Förhandla om lägre fraktkostnader
Att förhandla fram bättre fraktpriser är inte alltid så enkelt. Inte för att förhandlingarna i sig är särskilt komplicerade, utan för att det är svårt att fastställa ett slutresultat för vad kostnaderna har varit och hur de kommer att utvecklas.
SÅ HÄR FÖRHANDLAR DU FRAM LÄGRE FRAKTPRISER:
1.
Börja med att kontakta din befintliga fraktleverantör och be dem komma med förslag på hur fraktkostnaderna kan minskas utan att ni behöver byta leverantör. De kan då föreslå kombinationer av fraktmetoder som ni kanske inte har tänkt på, samtidigt som de kan öka rabattsatsen.
2.
Inte nöjd med svaret från din nuvarande leverantör? Kontakta 3-4 andra leverantörer. I förfrågan beskriver du fraktbehovet; antalet sändningar från dina leverantörer och vilken typ av volymtillväxt du förväntar dig. Det är viktigt för att visa att du är en kund som växer, så att du får betalt för er potential, inte nuvarande volym.
3.
Jämför historiska priser och planerade leveranser från alternativa leverantörer med din nuvarande. Be om prisuppgifter för tidigare och kommande frakter från varje leverantör för att göra en noggrann jämförelse och fatta ett välgrundat beslut om vilken leverantör som bäst passar dina behov.
4.
Kom ihåg! Priser kan alltid förändras. Det som en gång var ett bra pris och som fick dig att byta, kan gradvis försämras. Ta gärna regelbundna stickprov och kommunicera hur viktigt det är att leverantören kontinuerligt är konkurrenskraftig.
3. Överväg samlastning från Asien – det kan löna sig!
Fraktpriserna har genomgått betydande förändringar de senaste åren och påverkat marginalerna avsevärt. Tidigare låga kostnader för att transportera containrar från exempelvis Asien har blivit ett avlägset minne.
Även om containrar har varit avgörande för globaliseringen, har deras pris ökat markant de senaste åren. Det kräver nya tankesätt. En möjlig lösning är samlastning, där flera distributörers varor samlas i en stor container för att optimera kostnaderna.
Samlastning kräver att du har god kontroll över logistiken. Om du ska göra det i större skala, är det också en förutsättning att du har ett modernt ERP-system på plats.
Så sparar du pengar på samlastning:
a) Samlasta beställningar från samma fabrik, det vill säga att samla beställningar från samma leverantör och sedan vänta med att skicka tills containern är full. Fördelen är minskade fraktkostnader. Nackdelen är att du binder mer kapital eftersom det blir fler varor i produktion och transit. I många fall är fördelarna ändå större än nackdelarna.
b) Låt en leverantör samlasta. Istället för att dina leverantörer skickar varor direkt till dig, hämtas försändelserna hos en av dina huvudleverantörer som sköter packning och utskick av en full container. Fördelen är att du då ofta kan få packningen gjord utan extra kostnad.
c) Många stora fraktleverantörer erbjuder samlastning och sändning som en tjänst. Med lite koordinering, stöttad av ditt ERP-system, kan du samordna leveranser från dina leverantörer till ett enda varulager, där varorna packas tillsammans i containrar. Du kommer att behöva betala för denna tjänst, men ofta kommer du att spara mycket på minskade fraktkostnader.
4. Sänk temperaturen på lagret
När elpriserna stiger, ökar också kostnaderna för uppvärmning avsevärt, och du kan spara mycket på att sänka temperaturen något inne på lagret. För varje grad du sänker temperaturen kan du uppskattningsvis spara cirka fem procent på uppvärmningskostnader, beroende av olika faktorer som utomhustemperatur, lagrets storlek, slussar vid lastbryggor, isolering, typ av uppvärmning med mera.
Så här kan du göra för att minska kostnaden för uppvärmning:
a) Sänk temperaturen på lagret med någon grad. Förklara för medarbetarna att det ibland behöver vara lite lägre temperatur för att spara kostnader.
b) Består lagret av flera zoner, behöver inte samtliga zoner ha samma temperatur. Sänk temperaturen i de zoner som används minst.
c) Använd automatisk eller manuell justering av temperaturen baserat på om personalen är på plats i lokalen eller inte.
d) Undersök om det är möjligt att göra justeringar på lastbryggan, slussarna framför dessa och andra områden som läcker mycket värme.
e) Överväg isoleringen i byggnaden. Diskutera med fastighetsägare och experter vilka slags värmekällor som passar bäst och deras optimala placering.
5. Förstå inflation och kostnadsförändringar innan de leder till uppsägningar
I dagens snabbt föränderliga värld är det avgörande att ha grepp om marknadens drivkrafter för att kunna anpassa sig i tid. Att inte snabbt nog reagera på förändringar, som exempelvis en plötslig 30-procentig ökning av fraktkostnader, kan få allvarliga konsekvenser för företagets vinst.
För att uppnå denna viktiga insikt behövs effektiva metoder och verktyg för att samla in och analysera data. Genom att automatisera processerna med hjälp av ett ERP-system kan du snabbare upptäcka trender och fatta mer välgrundade beslut.
Fördelen med att använda ett ERP-system med påkopplad BI-lösning i verksamheten är också att informationen kan göras tillgänglig för hela organisationen. Det gör att förändringar av exempelvis inköpspriser kan ge omedelbar vägledning till marknadsavdelningen, som i sin tur kan anpassa kampanjer och strategier efter det nya läget.
6. Effektivisera order, varuflöde och redovisning
Var det länge sedan du senast utvärderade era processer? Då kan det finnas många förbättringar och kostnadsbesparingar att vinna på att göra en ny utvärdering. När du arbetar med processer lönar det sig att ta i från tårna! En förbättring på till exempel 30% innebär att du kan minska inhyrd personal, bemanning eller övertid.
Så här kan du göra för att förbättra era processer:
a) Kartlägg och dokumentera hur dagens processer fungerar. Det kan vara allt från inköp till varumottagning, inkommande fakturor till utbetalningar från banken etc. Beskriv processerna och rita upp dem.
b) Kontrollera papperskorgar och e-postlådor för utskrifter och långa e-postkedjor, som alla är klassiska symtom på processer som inte är anpassade till vår nya värld.
c) Brainstorma tillsammans med dem som arbetar med de olika processerna, kring hur de kan effektiviseras och optimeras.
d) Hitta en trygg ERP-leverantör och diskutera med dem hur deras system kan stödja effektivisering. Detta är något vi på Amesto kan hjälpa dig och ditt företag med.
Om du inte väljer ett nytt affärssystem, finns det idag ett antal enklare system och integrationer som kan förbättra effektiviteten.
7. Bra för planeten – bra för slutresultatet
Att fatta miljövänliga beslut är verkligen den nya affärsmodellen. Trots en tidigare uppfattning om att det kan påverka ekonomin negativt, kan det faktiskt vara tvärtom. Uppmärksamheten kring miljöfrågor och den ökande positiva attityden gör att både kunder och leverantörer är öppna för nya lösningar.
.png?width=2000&height=1163&name=brooke-cagle-9YSL6k8Z69w-unsplash%20(1).png "ung man med glasögon bland växter")
Här är några åtgärder du kan överväga:
1. Minska användningen av förpackningar – Förpackningar ses som stora miljöbovar, och det är en växande global trend att använda mindre emballage. Trots eventuella påverkningar på kundupplevelse och produktskydd under transport, är detta en gyllene möjlighet till förändring.
2. Minska transportfrekvensen – Länge har snabb leverans setts som kundservice i toppklass. Men med ökat miljöfokus kan kunder vara öppna för miljövänliga åtgärder, även om det förlänger leveranstiden något. Genom att minska leveransfrekvensen kan du spara både kostnader och miljöbelastning.
3. Minska användningen av papper på kontor och lager – Ett riktigt bra ERP-system minskar behovet av pappersutskrifter väsentligt genom att göra processer som order, fakturering och varumottagning digitala och automatiska. Genom att digitalisera kan ditt företag effektivisera processerna och minska miljöpåverkan.
LÄS MER
6 sätt att öka företagets intäkter
Läs vår guide med handfasta tips som hjälper dig att maximera intäkterna direkt och på längre sikt.
LÄS MER
Optimera företagets kapital - 5 smarta tips!
En guide med praktiska åtgärder för att öka kapitalets omsättningshastighet och minska operativa risker.
Vill du ladda ner hela guiden som e-bok?
Fyll i dina uppgifter.
Vi hoppas att vi har kunnat inspirera och stötta dig med idéer och kunskap för att du ska kunna minimera riskerna och minska kostnaderna.
Behöver du hjälp? Tveka inte att kontakta oss på Amesto.