7 steg till rätt affärssystem.

Nu är det dags att sätta ihop en arbetsgrupp som ska kommunicera med potentiella leverantörer. Sträva efter ett team som är representativt för hela företaget, eller åtminstone består av:

• En projektledare.
• IT-specialist som kan ge råd om alla tekniska aspekter.
• En sponsor på chefsnivå för att säkerställa att alla beslut har stöd av ledningen.
• Företrädare för alla intressentgrupper för att ge råd om särskilda krav Och, om budgeten tillåter:
• En oberoende konsult som kan identifiera problem innan de uppstår.

Utse en talesperson

Utse en talesperson som har befogenhet att tala för teamet och att göra bindande åtaganden. Ett alternativ är att välja en inköpare som talesperson. Utöver sin erfarenhet av att hantera leverantörer är inköpare redan utbildade i att se till att diskussionerna är etiska, transparenta och professionella. När urvalet sedan smalnar av har du redan en förhandlare på plats som förstår detaljerna.

När du fått svaren på din RFP, läs igenom förslagen och betygsätt varje krav från ett till fem. Summera poängen och bjud in leverantörerna med högst betyg för en demonstration. Demonstrationen bör inkludera: 

• Avsnitt om alla dina nyckelkrav så att leverantörerna inte undviker dem. 
• Exempelscenarier som leverantören går igenom med dig. 
• Utrymme för leverantören att lägga till eget innehåll där de kan visa upp systemets bästa funktioner. 

Precis som med RFP-processen är det viktigt att utvärdera demonstrationerna utifrån en enhetlig uppsättning kriterier. Låt alla som deltog i demonstrationerna betygsätta systemet på en skala från ett till fem för varje krav och se vilket affärssystem som får högst poäng. 

Planera in så många leverantörsmöten som krävs. Be att få träffa tänkbara konsulter som skall vara involverade i projektet för att säkerställa personkemi och be även leverantören att ordna referenssamtal med befintliga kunder, där du får möjlighet att diskutera programvaran med en branschkollega. 

Efter omfattande förberedelser och efterforskningar är det dags att fatta ett beslut. Om två system är jämförbara, bör valet baseras på tre faktorer:

1. Din uppfattning om systemets effektivitet
2. Kostnaden för inköpet
3. Din relation till leverantören

Även om ett system fungerar bra och är ekonomiskt fördelaktigt, är relationen till leverantören fortfarande viktig. Skillnaden mellan "fungerar bra" och "fungerar perfekt" kan ofta överbryggas genom en stark leverantörsrelation.