GUIDE
Checklista inför ett nytt ERP-system.
Denna checklista fungerar som ett komplement till guiderna 7 steg till rätt affärssystem och RFP-guiden till rätt affärssystem, så att du lättare kan hålla reda på stegen och välja den bästa lösningen för ditt företag.
1. Kravinsamling
I det här steget tar ni fram en detaljerad lista över alla de aktiviteter som affärssystemet måste klara.
Skapa en karta över aktuella affärsprocesser för att identifiera flaskhalsar.
Identifiera brister i befintliga system.
Identifiera viktiga affärsutmaningar som du vill lösa med det nya affärssystemet och framtidssäkra.
Rådgör med alla lämpliga intressenter.
Dokumentera kraven på det nya systemet och tilldela prioritetsvärden för varje krav.
Säkerställ att ledningen är med på projektet.
2. Team för urval
Sätt ihop en arbetsgrupp som ska identifiera ochkommunicera med potentiella affärssystems-leverantörer. Sträva efter ett team som är representativt för hela företaget.
☑ Välj en projektledare för urvalsprocessen.
☑ Säkerställ att arbetsgruppen inkluderarföreträdare för alla intressegrupper.
☑ Identifiera externa krav på konsulttjänster(vid behov och om budgeten tillåter).
☑ Definiera omfattning och tidsplan för externakonsulter (vid behov).
☑ Utse en sponsor på chefsnivå för att säker-ställa att besluten har ledningens stöd.
☑ Utse en talesperson för arbetsgruppen medbefogenhet att göra bindande åtaganden.
3. Systemspecifikation
Valet av affärssystem handlar mycket om grundläggande hårdvara och nätverk. Har ni krav på er att ha en installerad lösning på egen server, eller kan ni överlåta det åt andra med en SaaS-lösning?
Dokumentera befintlig hårdvaru- och nätverksmiljö.
Bestäm leveransmodell: molntjänst, hostad lösning eller installerad lösning.
Beräkna antalet användare och planera för skalbarhet.
Identifiera krav på mobil åtkomst (webbapp, iOS, Android etc.).
Bestäm behovet av kompatibilitet med mobila enheter, ex. handhållna scanners).
Identifiera krav på integration med befintliga system.
4. Leverantörstjänster
Din utvärdering av potentiella leverantörer bygger inte enbart på deras produkter. Undersök även vad de kan erbjuda i form av utbildning, support och datamigrering.
Dokumentera kraven för support.
Dokumentera krav på utbildning.
Dokumentera krav på konsulttjänster vid implementering.
Identifiera krav på dataskydd och säkerhet.
Dokumentera krav på datamigrering.
Identifiera externa krav på system- och
nätverksunderhåll.
5. Beräkna ROI
Identifiera kostnaderna och beräkna vinsten på ditt nya affärssystem.
☑ Beräkna tidsramen för avkastningen.
☑ Gör en prognos för värdet för varje system-krav inom den angivna tidsramen.
☑ Utveckla en plan för att hantera förändringarunder implementeringen.
☑ Bedöm balansen mellan kostnader kontraavkastningen för det nya systemet.
☑ Arbeta med analytiker och ekonomiavdelnin-gen för att ta fram en ROI-prognos.
☑ Presentera ROI-prognosen för ledningen ochfå godkännande för budget och projektet.
6. Potentiell leverantör
Utforska leverantörernas webbsidor. Ladda ner guider och whitepapers, och läs vad deras kunder säger. Du kan också få rekommendationer av affärssystem genom att nätverka, gärna i communities och branschforum på nätet.
Undersök affärssystemen som används i din bransch.
Sammanställ en initial lista med leverantörer.
Skicka RFI (Request for information) till leverantörerna.
Begränsa listan baserat på svar på RFI:n.
Sammanställ krav och affärsprocesser i ett RFP- dokument.
Begränsa listan baserat på svar på RFP:n och ta fram en slutgiltig lista.
7. Val av leverantör
Det har blivit dags att välja affärssystem. Ditt beslut bör baseras på tre olika faktorer: affärssystemets effektivitet, ekonomin i inköpet samt affärsrelationen med leverantören.
Checklista:
☑ Bjud in leverantörer för att demonstrera sina affärssystem.
☑ Välj ut det team som ska delta i demonstrationen.
☑ Be om minst två till tre referenser från varje potentiell leverantör.
☑ Sätt samman urvalskommittén som ska granska alla svar på offertförfrågan.
☑ Kom överens om köpvillkoren och implementeringen med den leverantör du valt.
☑ Leverera dokumentationen, inklusive leverantörens skyldigheter och kontaktuppgifter till implementeringsteamet.