ERP GUIDEN
Beräkna ROI på ditt nästa affärssystem.
Denna guide presenterar fem steg för att beräkna ROI (Return Of Investment) för ditt affärssystem.
ATT TÄNKA PÅ INFÖR EN
ROI för affärssystem.
ROI är en vanlig metod för att mäta avkastning och jämföra den med andra potentiella investeringar. Beräkningarna bör vara enhetliga och ta hänsyn till olika avdelningars perspektiv.
FLEXIBEL MODELL
Viktigast när man beräknar ROI för affärssystem är att beräkningarna ska vara enhetliga. Olika avdelningar inom företaget kan definiera kostnader och avkastning på ett sätt som är relevant just för dem. Undersök därför hur de inblandade i projektet tolkar kostnader och vinster för deras område.
ÅTERBETALNINGSPERIOD
Lägg till återbetalningsperiod i beräkningen, det vill säga hur många månader som krävs för att ta igen kostnaderna för affärssystemet. Ta även med i beräkningarna hur leveransen av ditt nya affärssystem ska ske, om det är en ren molntjänst eller om systemet ska installeras på företagets servrar? Det påverkar licenskostnaden.
YTTRE FAKTORER
Koncernbeslut, fusioner och uppköp är exempel på yttre faktorer som kan påverka beräkningen. Att introducera nya rutiner eller ändra befintliga rutiner anses ofta vara störande moment som många helst undviker, och motivation kan du aldrig sätta in i en kalkyl.
GÖR EN KORREKT
Prognos för kostnader.
Det är viktigt att noggrant beräkna alla kostnader när du ska räkna ut ROI. Här är fem viktiga områden att beakta:
INITIALA KOSTNADER
Dessa inkluderar mer än bara systemets prislapp. Tänk på tilläggsmoduler och eventuella infasningskostnader. Ha hela företaget i åtanke när du undersöker vilka funktioner som ingår och vilka som måste köpas till.
SOFTWARE AS A SERVICE
Om du använder ett SaaS-abonnemang, inkludera licensavgifterna. Addera månadskostnaden för den tid du planerar att använda systemet.
KONSULTKOSTNADER
Under projektets gång kan ni behöva konsulthjälp. Definiera tidsramen och tjänsternas omfattning i förväg för att beräkna dessa kostnader.
UNDERHÅLLSKOSTNADER
Om du överväger en on-premise lösning, räkna med underhållskostnader. Detta kan innebära framtida uppgraderingar, utbyggnad av hårdvaru- och nätverkssystem samt supportavtal.
ANVÄNDARKOSTNADER
Medarbetarna som ska använda systemet drar också på sig kostnader. Räkna med utbildningstid och minskad effektivitet under införandet av det nya systemet.
IDENTIFIERA OCH FÖRUTSE
Avkastningen.
Det är dags att beräkna avkastningen för ditt nya affärssystem. Kommer det att öka intäkterna eller minska utgifterna?
SKÄLEN TILL ETT NYTT AFFÄRSSYSTEM
Ni har dokumenterat vilka verktyg som är efterfrågade. Nu är det dags att beräkna vinsterna. Titta på funktionerna ni listat i kravspecifikationen och ge dem mätvärden.
PROGNOS FÖR POTENTIELL AVKASTNING
Faktisk och potentiell avkastning kan variera. När du beräknar ROI kan du identifiera oväntad avkastning. Det viktigaste är att bedöma balansen mellan kostnader och avkastning.
EXEMPEL PÅ VINSTER:
• Snabbare tillverkning
• Ökade beställningsvolymer
• Nya kunder genom systembytet
• Lönsammare transporter
• Större intäkter
• Minskade övertidskostnader
• Ökad kundnöjdhet
• Minskad personalstyrka
• Bättre cross-sale/up-sale möjligheter
• Tydligare dashboards med relevanta nyckeltal
BYGG ETT TEAM SOM KAN
Analysera alla data
Målen ni satt upp motiverar utvärderingen av ett affärssystem med en ROI-beräkning. Nu är det dags att sammanställa allt.
SAMLA IN DATA
Titta på avkastning och kostnader kopplade till projektets mål. Inkludera alla relevanta avdelningar i beräkningarna. De kan tillhandahålla värdefull indata. Tänk på synergieffekter när två avdelningar får bättre avkastning.
ANALYSERA
Analytiker från ekonomiavdelningen ska samordna alla uppskattningar av kostnader och avkastning. De ska också göra ROI-prognoser för andra potentiella investeringar.
SLUTGILTIGT BESLUT
ROI är inte det enda måttet i det slutgiltiga valet av projekt. Det används för att snabbt eliminera projekt med negativ eller låg avkastning. De projekt som klarar ROI-testet granskas mer detaljerat.
Analysera
De slutliga siffrorna.
Vid det här laget har du en bra uppskattning över kostnader och avkastningen för affärssystemet. Det enda du behöver göra nu är att lägga in siffrorna i den enkla ROI-formeln och se om svaret är positivt. ROI = (avkastning minus kostnader) delat med kostnader. Visa kvoten som en procentsats. Om den är positiv har du en förväntad vinst och om den är negativ en förväntad förlust.