FAS: EFTERARBETE
Första perioden - hur gick det?
Dag 81-90 i ERP-implementeringen.
VAR ÄR VI I PROJEKTET: GO LIVE
Visma.net har gått live och ekonomiavdelningen arbetar intensivt med att få den första faktureringen på plats.
VAD HÄNDER:
Aaro-damerna jobbar med att rätta till fel, kontrollera att integrationerna fungerar som de ska och att uppgifterna är korrekt inmatade i de nya fakturorna. Samtidigt ska årsbokslutet avslutas och momshanteringen på plats.
TANKAR OCH KÄNSLOR INNAN DET BLIVER ALLVARLIGT
Implementeringen av ett nytt affärssystem kan vara en utmanande tid för företag och för Aaro Systems AB är det inget undantag.
När den första faktureringen ska utfärdas från Visma.net för första gången måste ekonomiavdelningen följa upp alla fakturor manuellt och det är flera små saker som skapar friktion. Dessa saker är inte direkt relaterade till Visma.net, och anledningarna är komplexa.
Vissa kunder vägrar till exempel att använda de nya e-fakturorna från Aaro Systems AB i sina system och andra får felmeddelanden.
Det visar sig också att det har varit många kundreaktioner gällande utseende och layout på de nya fakturorna och Anette menar att de hade kunnat slippa många förfrågningar om de hade skickat ut information om förändringen av fakturasystemet i förväg innan den första fakturan. skickas ut. Detta är en värdefull lärdom för framtida förändringar av systemet.
Aaro Systems AB jobbar också med att få in nya rutiner och det kan hända att de behöver mer hjälp i framtiden, när de väl fått Visma.net under huden. Johanna och Linda fortsätter följa upp, och är redo att hjälpa till när det behövs.
En annan sak som har skapat lite friktion är att damerna på Aaro Systems inte alltid har följt de råd de fått, och det har varit många småsaker som har legat lite.
– Men, säger Anette, det är bra att lära sig saker genom att göra misstag också.
Lyckligtvis finns testmiljön fortfarande kvar, så de kan testa och lära sig ny funktionalitet.
– Det är viktigt att komma ihåg att förändringar har gjorts i alla uppströmssystem, inte bara Visma, säger Rosanna.
De har förberett sig väl och även om det är lite överväldigande i början så blir det lättare och lättare och de har en bra förståelse för systemet.
Feedbacken från Linda och Johanna stödjer detta; de är nöjda med Aaro-damernas ansträngningar; det blir allt färre mejl och frågor och de berömmer Anette och Rosanna för att de har testat så mycket som de har i förväg.
NÄR ÄR DET BÄST ATT IMPLEMENTERA ETT NYTT ERP-SYSTEM?
När implementeringen av Visma.net skulle starta diskuterades vilken tid på året som skulle vara bäst att ändra faktureringssystemet.
1 januari valdes.
Tanken var att hela räkenskapsåret då skulle göras i det nya systemet, så att det gamla kunde avslutas snabbare.
Annette undrar nu om det hade varit bättre att göra det 1 mars istället för 1 januari, för då hade de hoppat över momsavstämningen och bokslutet samtidigt som de skulle börja med det nya systemet.
INTEGRATIONERNA – HUR GÅR DET?
I uppstartsfasen av projektet var det mycket diskussion kring integrationerna. Det fanns ett behov av att utvärdera hur varje integration fungerade och om förändringar var nödvändiga. Det fördes också diskussioner om hur integrationerna skulle bli mer effektiva och användarvänliga.
Även om det fanns en del utmaningar jobbade alla parter hårt för att få allt på plats innan årsskiftet.
Jira och Upsales
Jira-integrationen är ansluten. Moms, skatt och löner har gått suveränt och det är mycket som fungerar. Allt verkar fungera som det ska och nästa körning från Jira bör vara om ett par veckor.
Merförsäljning har varit en viktig integration och det talades om byggnadsförändringar för att underlätta periodiseringen. Integrationen visade sig vara mycket stor och omfattande, så man beslutade sig för att endast använda standardintegrationen initialt, och hellre titta på en mer omfattande integration senare. Det har varit lite svårt att få Upsales att komma till tals och få den hjälp som behövts, men nu har det löst sig och kommunikationen fungerar bättre.
Rillion
Integration med Rillion har också varit viktig. Detta visade sig vara relativt enkelt, och sändningen gick smärtfritt. Det har dock varit nödvändigt att ändra tankesätt kring moms och börja om på nytt med nycklar och automatisk redovisning pr. konto.
Rosanna har jobbat mycket med att sätta upp nycklarna och automatisk bokföring, men det kommer att behövas en nyckel för varje enskilt fall där en flexibel nyckel behövs. Förhoppningen är att Rillion kommer att göra några förändringar för att göra detta mer effektivt.
SAMMANFATTNING AV GENOMFÖRANDET
Implementeringen av ett nytt affärssystem kan vara utmanande. Även om det har varit några små problem har Anette och Rosanna fått bra hjälp av Johanna och Linda på Amesto. Konsulterna berömmer Anette och Rosanna för deras ansträngningar att testa så mycket som de har gjort i förväg och understryker behovet av en testmiljö där det går att prova sig fram för att lära sig och misslyckas.
Aaro-damerna har också lärt sig hur viktigt det är att informera kunderna om ändringar i fakturasystemet i förväg om eventuella förändringar som kan inträffa i framtiden. När det kommer till integrationer har det varit en del utmaningar, men i slutändan fick man allt på plats innan årsskiftet.
När det kommer till val av genomförandetid är det klokt att fundera på vilken tid på året som är bäst att ändra faktureringssystemet. Exakt vilken tid som är bäst beror på det enskilda företaget och vilka prioriteringar som görs.