Sista kontrollen: leveransgodkännande och GO LIVE.

VAR ÄR VI I PROJEKTET: FÖRBEREDELSE FÖR ATT GÅ LIVE

VAD HÄNDER:

Annette och Rosanna förbereder sig för den första faktureringen i Visma.net. De är lite oroliga, eftersom årsbokslutet ska upprättas samtidigt.

Implementeringen av ett nytt system kan vara en utmanande process och det finns många risker och osäkerhetsfaktorer. För Annette och Rosanna i Aaro Systems är den första veckan efter att det nya systemet går i drift särskilt kritisk, då de måste börja fakturera de affärer som finns i Upsales. Det handlar om en rad uppgifter som måste utföras noggrant för att allt ska gå som det ska.

Det största bekymret är om faktureringen går som den ska, och att all data läggs in korrekt i systemet och på fakturorna. Det är viktigt att kontrollera att all information på fakturorna, såsom adresser och periodisering, stämmer och att fakturorna skickas till rätt plats. Momsredovisning är också en viktig del av processen som ska kontrolleras och säkras.

Den här första månaden kommer att vara en rusning, men Annette säger:
– Det arbete vi gör nu har vi kvar resten av året då vår fakturering är automatisk.
Momsredovisningen ska också finnas på plats.

– Det värsta scenariot, fortsätter Annette, är att hela momsredovisningen inte fungerar.

En annan oro som Annette och Rosanna möter är att det inte har varit möjligt att göra en fullständig avstämning mellan Visma.net och Upsales. Det innebär att det behövs manuell kontroll av data och detaljer för att säkerställa att allt är på plats. Detta kan vara en tidskrävande och stressande uppgift, men Annette och Rosanna inser att det är nödvändigt att undvika misstag och problem.

Behovet av manuell kontroll av data och detaljer handlar om att det inte har varit möjligt att göra en fullständig avstämning mellan Visma.net och Upsales.
Frågorna som surrar runt i Annettes huvud är: är adressen korrekt, är rätt person på fakturan, har fakturan rätt periodiseringstid och skickas fakturorna till rätt plats.
– Det är lite läskigt. Vi behöver nog semester i februari, skrattar Anette.

Utöver faktureringen och momsredovisningen ska även banklänken till Autopay kontrolleras för att säkerställa att systemet fungerar som det ska. Timmar ska även hämtas från Jira och faktureras. Det gör att mycket måste hända parallellt och det kan vara en krävande och hektisk process.

Annette och Rosanna är dock redo för utmaningen och är spända på att se resultatet av implementeringen. De har jobbat hårt för att få integrationen så bra som möjligt och även om de inte har full kontroll över Visma.net som helhet så har de förstått det mesta. De är också beredda på att det kan finnas vissa saker som inte gick att göra i testmiljön, och att de måste jobba hårt för att få full överblick under den första månaden.

Trots alla utmaningar och bekymmer ser Annette och Rosanna också fram emot fördelarna med det nya systemet. När fakturering sker automatiskt kommer det att frigöra mycket tid och resurser som kan användas för andra uppgifter. Detta kommer att effektivisera arbetsprocessen och bidra till att öka produktiviteten i företaget.

Implementeringen av ett nytt system kräver ofta en betydande investering i tid, resurser och pengar. Det är viktigt att vara förberedd på att det kan finnas utmaningar och oförutsedda problem på vägen, men med noggrann planering och ansträngning kan du minimera risken och uppnå många fördelar på lång sikt.

Sammantaget kan implementeringen av Visma.net vara en krävande process, men med god planering och ansträngning kan du uppnå många fördelar på lång sikt.

Annette och Rosanna har gjort ett grundligt arbete med att förbereda övergången till det nya systemet och även om det kommer att bli en hektisk och krävande period i början är de säkra på att det kommer att bli en bra investering för företaget. Genom att lära sig av erfarenhet och ta itu med eventuella problem som uppstår på vägen kommer de att kunna optimera systemet och göra det ännu mer effektivt i framtiden.