FAS: TILLGÅNG TILL SYSTEMET
Integrationer i ett Visma.net implementeringsprojekt.
Dag 51-60 i ERP-implementeringen.
Aaro Systems har flera system från vilka de hämtar information vid fakturering. För att automatisera processen måste dessa system integreras med Visma.net.
“En av anledningarna till att vi valde Visma var att det fanns en befintlig integration med Upsales - vi behövde bättre avtalshantering, och den här integrationen skulle kunna ge oss detta.”
- Annette Melkstam, ekonomichef, Aaro Systems AB
VAR ÄR VI I PROJEKTET: INTEGRATIONER
Integrationer mellan system är alltid en riskpunkt i ett implementeringsprojekt. De är absolut nödvändiga, men standardintegrationer och färdiga API:er ger inte alltid överföringen av exakt den information som behövs, och då krävs skräddarsydda.
VAD HÄNDER:
Genom en integrationsworkshop utforskas möjligheterna som ligger i API´erna för Visma.net, och behoven hos Aaro Systems kartläggs.
INTEGRATIONER, STANDARD-API´er OCH SKRÄDDARSYDDA
Integrationer via vanliga API:er eller skräddarsydda är en viktig del av ett implementeringsprojekt. Det handlar om att få systemen att kommunicera effektivt med varandra och att få nödvändig information överförd från ett system till ett annat.
Integrationer kan vara en av de mest utmanande delarna av ett implementeringsprojekt, och är också en källa till risk. För att integrera två system används API´er. Standard-API´er är vanligtvis fördefinierade och kan vara mer eller mindre plug-and-play beroende på vilka system som ska integreras. De kan hämta information som systemet behöver och utbyta data på ett effektivt sätt. Fördelen med vanliga API´er är att de vanligtvis är enkla att implementera och kan vara kostnadseffektiva.
Standard-API´er kan dock ha begränsningar när det gäller informationsutbyte, och anpassning kan vara nödvändig för att uppfylla specifika krav. Skräddarsydda kräver programmering och anpassning av API´et och kan ta mer tid och resurser att implementera.
Skräddarsydda kan å andra sidan ge större flexibilitet och möjlighet att anpassa integrationen efter specifika krav, men kan också bli dyrare och mer tidskrävande.
Det är viktigt att ha en tydlig förståelse för vilka integrationer som är nödvändiga för att uppnå önskade resultat i implementeringsprojektet, och att bedöma fördelar och nackdelar med att använda standard-API:er kontra skräddarsydda.
Hur detta ser ut beror helt på hur systemen används och kommer att variera från kund till kund. Om det finns behov av mer eller annat informationsutbyte än vad som finns i befintligt API ska integrationen anpassas, programmeras och skräddarsys.
– Det som från början låter som en enkel integration; här trycker du bara på knappen så är du igång, är ofta något helt annat i verkligheten, speglar Annette och Rosanna.
INTEGRATIONSVERKSTAD FÖR ATT FÅ EN ÖVERSIKT ÖVER BEHOV.
Integrationsworkshopen handlar om att få en överblick över vilken information standard-API´erna för in i Visma.net. Tillsammans med integrationsdesignern Stefan Hult och utvecklaren Frode Follerås tittar Amesto och Aaro Systems på vilka möjligheter som finns i de befintliga API:erna mellan Aaros systems och Visma.net.
Aaro Systems har tre system som de behöver hämta information från:
Jira:
Jira är tidsrapporteringsverktyget för Aaro Systems konsulter.
Integrationen mellan Visma.net och Jira kommer att säkerställa att all data som behövs för att fakturera registrerade timmar i Jira överförs till Visma.net.
Upsales:
Upsales är Aaro Systems CRM-system.
Från början var det planerat att standardintegrationen mellan Upsales och Visma.net skulle användas.
Rillion:
Rillion innehåller leverantörsfakturorna för Aaro Systems och här används en standardlänk som skickar fakturorna till Visma.net för vidare bearbetning och utskick.
Det nuvarande ekonomisystemet Briljant kommer att fasas ut när Visma.net kommer på plats, och kommer under en period att existera sida vid sida med Visma.net.
AAROS FAKTURERINGSRUTINER OCH MÅL MED VISMA.NET.
Cirka 150 till 200 fakturor i månaden kommer från Jira till det nuvarande systemet Briljant. Från Upsales varierar antalet. Kvartalsvis fakturering är några hundra fakturor och det årliga fakturanumret är 3-400. Alla dessa fakturor överförs via ett Excel-program som en tidigare anställd har skapat. Därifrån förs de manuellt in i Briljant, som är det system som fakturorna skickas från.
Visma.nets önskan och mål är automatisering av faktureringsprocessen. Detta kommer att innebära att fakturainformationen förs in i Visma.net från de olika andra systemen, och att den skickas ut automatiskt.
BEHOV OCH LÖSNINGAR I INTEGRATIONERNA
Det avslöjas att Visma.net måste bli mästare på artiklar – alltså vad som ska säljas, så att moms och fakturering blir korrekt.
När det gäller kunder och fakturaunderlag ska Upsale vara master och skicka till Visma.
Jira-integrationen visar sig vara mer komplicerad än förväntat, och specifikationsarbetet tar lite längre tid än vad Aaro från början förutspådde, eftersom det finns en del anpassningar i befintliga länkar som inte har avslöjats förrän workshopen.
Annette och Rosanna är lite oroliga, men integrationsdesignern Stefan har full kontroll, och Jira-integrationen går smidigt.
Upsales standardintegration visar sig ha begränsningar när det kommer till periodisering av fakturor. Automatisering av periodiseringarna är i princip inte möjlig. I integrationsverkstaden avslöjas att det finns ett behov av en skräddarsydd integration.
Amesto erbjuder sig att bygga detta ovanpå standardintegrationen. Den här nya skräddarsömmen kommer att automatisera två saker:
1) att vald information visas på kundfakturor
2) periodiseringen av fakturor i Visma.net
Integrationen är stor och kräver ett ganska omfattande utvecklingsarbete. Aaro Systems beslutar sig för att inte fortsätta med detta arbete – det kommer att kosta en olämplig mängd tid och pengar.
Snarare fortsätter de med standardintegrationen, vilket var planen från början.
Mellan Rillion och Visma.net ska standardlänken användas för att skicka leverantörsfakturorna från Rillion till Visma.net.
Denna integration visar sig vara helt oproblematisk.
PROBLEMLÖSNING OCH BRA SAMARBETE
Även om integrationer är ett krävande område upplever Annette och Rosanna att Amestos konsulter behandlar frågorna professionellt och att de får hjälp, både i förhållande till att avtäcka behov, ta reda på vad som behöver göras och att genomföra integrationerna så att processen med att automatisera fakturor går så smärtfritt som möjligt.
De utvecklade lösningarna gör att det slutliga systemet blir funktionellt och lätt att använda.
I nästa blogg stiger spänningen; det är strax innan Visma.net ska gå live, och damerna på Aaro Systems går igenom de sista detaljerna och förbereder sig för den första fakturautskickningen från Visma.net.