Dag 31-40 i ERP-implementering

IMPLEMENTERINGSPROJEKTET ÄR EN LÄRANDEPROCESS

Implementeringen av Visma.net är en process där projektledaren leder kunden genom en planerad mognadsresa. Projektledaren lär känna kunden och kundens arbetssätt och behov, och en kartläggning görs.

Testmiljön ställs sedan in. Testmiljön är inte live; det är en sandbox där kunden kan prova olika funktioner i Visma.net. En del av denna process handlar om att anpassa systemet efter kundens behov och användning.

Innan det är möjligt att gå live med Visma.net måste all funktionalitet finnas på plats i testmiljön; fakturainformationen ska samlas in och placeras på rätt plats. Dessutom ska redovisningsbeloppen och periodiseringarna vara korrekta, och momsredovisningen ska vara korrekt. Integrationer med andra system bör också helst kunna testas för att säkerställa att informationen som hämtas läggs till korrekt.

I testmiljön får Anette och Rosanna sitt första intryck av hur systemet kommer att fungera och om deras behov av funktionalitet i Visma.net kommer att tillgodoses. De får också en förstahandsupplevelse av hur deras arbetsprocesser kommer att behöva förändras.

Annette och Rosanna upplever flera gånger under de inledande workshoparna och även när de kommer in i testmiljön lite frustrerade eftersom de inte känner till systemet. De vet inte hur Visma.net fungerar eller vilka möjligheter som finns, så de kan inte heller uttrycka sina behov. De har svårt att se vilka möjligheter som finns för att förändra sitt arbete.

Det är ett "hönan eller ägget"-problem – de vet inte vad de inte vet, och eftersom de inte vet kan de inte föreställa sig eller ha en överblick över hur de kan förändra sina processer så att de blir annorlunda.

TRÄNING OCH UPPFÖLJNING

Rosanna och Annette får utbildning i Visma.net. Varje träningsomgång tar cirka två timmar över fem tillfällen.

Först introduceras de till navigeringen i Visma.net, och sedan guidas de genom systemet och lär sig hur allt fungerar.

Efter varje träningspass ska de använda systemet för att utföra uppgifter som de har fått en sammanfattning av. Att få en överblick känns utmanande. De är båda lite oroliga för om systemet klarar av alla undantag som finns i ekonomiavdelningens processer. Att få en överblick och lösa hur undantag ska hanteras är en stor del av arbetet.

Anette hade flera undantag i åtanke redan innan implementeringsprojektet startade. Både hon och Rosanna ville testa och anpassa och granska regler och begränsningar, och de är båda mycket angelägna om att ta reda på om de funktioner de behöver finns i systemet.
"Vi har massor av undantag som vi måste sätta regler för. Om information läcker i Visma.net blir det fel hela vägen", säger Annette.

Som tur är har Linda och Johanna ett nära samarbete och svarar snabbt när frågor uppstår. De berömmer Annette och Rosanna för att de snabbt lär sig och är proaktiva och nyfikna, vill ha överblick och är inte rädda för att ställa frågor.

"Vi har varit krävande och har velat ha allt rätt från början, och att inte ha full kontroll är en ovanlig känsla för oss båda. Och det är så vi är som människor - vi är praktiska och vill testa och lära oss", säger Rosanna.

FÖRÄNDRING AV ARBETSPROCESSER OCH TIDSBESPARING

Att ändra sättet man arbetar och tänker på är en process som kräver förändring. Arbetsflödet måste omstruktureras, och ett nytt arbetsflöde måste utvecklas.

Redan när de är genom den första, utmanande månaden av övergången från det gamla till det nya systemet kommer ekonomiavdelningen att spara mycket tid.

"Vi har många olika steg som behöver förändras i vårt arbete, vilket inte gjort det enklare för oss i den process vi är i nu", säger Annette.

Annette räknar med att automatiseringen av fakturasändningar och momshantering kommer att spara många timmar av manuell fakturering varje månad. Hon kommer att kunna använda tiden till att fokusera på andra uppgifter som är en del av hennes roll som ekonomichef på Aaro Systems.

Inlärningskurvan kommer alltid att vara brant när man går från manuella system till automation. Vägen är alltid något krokig, oavsett vilka system och processer det handlar om, och det känns alltid lite överväldigande i början.

”Vi har ett helt nytt system att lära oss, och dessutom har vi arbetsuppgifter som måste utföras. Folk måste fortfarande få sina betalningar, och fakturor måste fortfarande skickas ut. Det är utmanande”, säger Annette.

I nästa blogginlägg kommer du att få mer information om projektledarens roll och projektplanen, och varför en erfaren projektledare är avgörande i ett genomförandeprojekt.

Häng med oss vidare och följ implementeringen av Visma.net

Läs vår bloggserie och få djup insikt i de olika stegen i en implementeringsprocess. Du kommer också att få lära dig hur vi på Amesto arbetar tillsammans med dig för att skräddarsy systemet efter dina behov.