Ta emot fakturor
Den varma sommaren är slut och det är dags att placera sig i den svarta kontorsstolen igen. Efter att ha snurrat ett par varv och känt efter om allt är precis som det brukar – börjar allt komma tillbaka. Digitalisering, företagssystem och elefanter. I en rasande takt.
Något annat som möter mig är även högen med fakturor som kommit in under semestern. Ett 10-tal vita kuvert som söker min uppmärksamhet. Jag leker med tanken på att bara putta ned dem från bordet med fingret och få dem att falla ned över kanten och in i glömska. Istället börjar jag öppna varje kuvert och faktura. Kontrollerar beloppet, stämmer av i projektbudgeten, lägger in rätt kostnadsställe och sätter kommentarer på post-it-lappar på fakturorna.
Innan jag lägger dem på ekonomikillens skrivbord. Där han sedan för in fakturorna manuellt i bokföringsprogrammet. Innan han lägger in att betalningarna ska ske innan förfallsdatum.
Såhär gick det förstås inte till. Inte med ett modernt affärssystem.
DIGITAL FAKTURA
När jag anlände till kontoret efter semestern hade jag 10 notiser på telefonen om nya fakturor som behövde attesteras inom min avdelning. Med ett knapptryck var dessa godkända, registrerade och bokförda i systemet.
Genom att använda Visma AutoInvoice i Visma.net läggs fakturauppgifterna in automatiskt i ditt program utan att du behöver göra några manuella registreringar – genom Svefakturor. Från den dagen du börjar använda Svefaktura startar kommunikationen mellan två databaser och fakturor börjar komma elektroniskt med automatik. De hamnar sedan i din inkorg. Därefter kan du bokföra och betala dem enligt dina normala rutiner.
Några vita kuvert kommer fortfarande att finna vägen till din brevlåda. Och PDF-fakturor kommer alltid att hitta sin väg till din mejlkorg. Till AutoInvoice finns däremot tjänsten att scanna in fakturorna och översätta dem till Svefaktura som automatiskt går in i affärssystemet.
Här finns en massa tid att spara på manuella processer!
Hur jobbar ni idag med er fakturahantering?
Låt Amesto Solutions utvärdera vad just din verksamhet behöver. Som specialister på IT-system sitter vi på svaren på era frågor. Och kan finna lösningen på elefanten i din faktura-hantering.
#askmore
