Nytt ERP, ny funktionalitet - men inte för mycket!
Jag har arbetat med att hjälpa företag byta och utveckla sitt affärssystem under många år och har sett det mesta. Det vanligaste fallet är att ett företag ska ta steget att byta från ett renodlat ekonomisystem till ett ERP-system. För att verksamheten har växt, likaså antalet Excelfiler och administrationen för att hålla koll på allt börjar bli närmast okontrollerbar. Affärsbeslut har fattats på känsla och inte på reella data, för det finns ingen att tillgå. Det är dags att ta hjälp av den teknik som finns för att göra vardagen både mer effektiv, enklare och säkrare för företaget och dess medarbetare.
Det skapas en grupp på företaget med allt från VD, CFO, produktionsledare till marknadsförare och fler roller där mellan. Alla vill såklart att deras enhet skall få ut maximalt av det nya systemet och att allt som berör dem skall automatiseras så gott som det går.
Frågan är då, kan det gå för långt? Kan kravlistan bli omöjlig och systemet alldeles för komplext? Det enkla svaret är ja.
Jag brukar ofta säga att när ett systembyte görs är det den enkla delen, det svåra är att förändra processer och rutiner och få alla på företaget att vara med på tåget och köra det åt samma håll.
Med min erfarenhet säger jag att viktiga frågor att ställa sig är, kommer vi i praktiken använda den här funktionaliteten? Kommer det göra vår vardag enklare och kommer det vara tillräckligt effektiviserande för att medarbetarna tycker att det underlättar deras vardag?
Ett system är ofta enkelt att bygga ut över tid och att ta en bit i taget. Utvärdera varje steg är enklare än att köra i gång med precis all funktionalitet som finns, bygga en massa anpassningar och sen backa. Då är snöbollen redan satt i rullning. Den gamla sägningen ”Rom byggdes inte på en dag” är inte alltid så tokig ändå.
Vilka är då de vanligaste problemen med att ha ett för stort system:
1. Komplexitet – systemet kan bli krångligt att använda och att en stor utbildningsinsats krävs. Ett komplext system kan leda till mer felaktig information för att det görs mycket fel vid användning. I slutänden genereras data som används som beslutsunderlag som inte stämmer och beslut fattas på felaktiga grunder.
2. Kostnader – Ett större system kräver en större implementation och initiala kostnader men är också dyrare att underhålla.
3. Överflödig funktionalitet – systemet kan innehålla mycket funktionalitet som företaget inte behöver och som lätt kan öka på administrationen eller bidra till att fokus hamnar på fel saker.
4. Anpassningsproblem – Ett stort system kan bidra till längre processer och fler steg i olika moment. Vilket i sin tur leder till att saker snarare blir krångligare och tar mer tid än effektiviserar.
Med det sagt; genom att välja ett system som är i rätt storlek, som kan växa med företagets behov undviker ni dessa problem och skapar en effektivare och mer kostnadseffektiv verksamhet och vardag. Här kan du läsa mer om ERP-system.
