Nu är det dags att inventera smartare.
Marginalerna minskar och det är svårt som företag att hålla sig konkurrenskraftig idag. Inventering kostar pengar, tar tid och framför allt det blir lätt fel. Givetvis finns det många anledningar till varför du ska inventera ditt lager. Först och främst är du skyldig att göra det – minst en gång per år ska du inventera ditt lager enligt skattelagstiftningen. Inventeringen syftar till att ge en tydlig överblick över produkter som finns i lager, vilket är viktigt eftersom lagervärdet ska redovisas i företagets bokslut.
MEN det finns fördelar att göra det betydligt oftare än så. Med en regelbunden och tät inventering får du:
✔️Bättre resultatuppföljning
✔️Bättre ordning och kontroll på lager och ekonomi
✔️Lättare/Snabbare identifiera felplock och hantera detta på lagret
✔️Beställa rätt mängder av artiklar
Hur ofta bör du inventera?
Hur ofta en inventering bör ske beror på hur stor variation du har på lagret, hur mycket priserna brukar variera över året, hur dina lager och inköpsrutiner ser ut samt hur stort lagret är.
Vilka typer av inventeringar finns:
- Rullande inventering
Här räknar man inte hela lagret vid ett och samma tillfälle utan artikel för artikel. Detta kan exempelvis göras samtidigt som en artikel plockas. Ni bestämmer själva hur ofta det ska ske men en gång om året som mest sällan. För att kunna göra detta behövs ett bra lagerhanteringssystem som stöttar denna typ av inventering och som underlättar för plockarna att genomföra detta på ett snabbt och enkelt sätt.
- Årlig manuell inventering
Detta görs då ofta på bokslutsårets sista dag för att slippa fånga upp de transaktioner som skett mellan inventeringen och i perioden däremellan. Denna inventering inkluderar ofta samtliga varor som finns tillgängliga.
- Spontan inventeringar
Denna form av inventeringsmetod utförs utöver antingen rullande inventering eller den årliga manuella inventeringen. Spontan inventeringar kan ske i olika intervall såsom 1 gång per månad eller exempelvis 1 gång per kvartal. Det är känt innan vilka varor på lagret som ska inventeras vilket är själva centrala syftet i en spontan inventering.
- Inventeringskritiska artiklar
Noga utvalda varor som på ett eller annat sätt behöver inventeras oftare än andra artiklar. Anledningen kan exempelvis vara att varorna fått högre kostnader vad gäller shrinking utan en tydlig orsak. Det är med andra ord en inventeringsmetod eller inventeringsstrategi för att under olika intervaller inventera artiklar som kräver extra kontroller.
Hur kan du inventera smartare?
📌Utse en inventeringsansvarig som ansvarar för att inventeringen blir ordentligt gjord.
📌Upprätta en inventeringsinstruktion som beskriver hur inventeringen ska gå till, vem som är ansvarig, vad som är viktigt att tänka på och så vidare.
📌Säkerställ in- och utleveranser till lagret. Endast inlevererat innevarande år ska vara med i inventeringen.
📌Om möjligt är det bra att vara minst två under inventeringen – en som räknar och en som skriver antalet.
📌Avsätt tillräckligt med tid
📌Ta in tillräckligt med personal
📌Gå systematiskt tillväga så du inte riskerar att missa något eller att någon artikel dubbelräknas. Märk gärna upp det du inventerat på ett smidigt sätt.
📌Var noggrann direkt så du slipper räkna om.
📌Renskriv inventeringen direkt. Om du har ett lagersystem – för in din inventering medan du har allting färskt i minne.
Vad kan ett modernt system hjälpa dig med gällande inventering?
- I moderna system med logistiskfunktionalitet finns möjligheten att konfigurera bestämda inventeringsmetoder med urval för vad som ska inventeras.
-Uppföljning: Bra med rapporteringsunderlag för att kunna analysera differenser som uppstår baserat på inventeringen
-Automatiska lagerändringar efter inventeringen är räknad och färdig registrerad. Positiva och negativa lagertransaktioner kan ske när väl inventeringen är godkänd.
-Stöd för att integrera affärssystemet mot programvara för handdatorer. Detta för att effektivisera själva räkningen i inventeringsfasen.
