Vi har alla hört att molnet är bra och att det är rätt väg att gå, men varför? Det ska jag försöka svara på i detta blogginlägg.
Är molntjänsterna tillräckligt mogna så att det är säkert för oss att migrera våra kärnsystem till molnet? Vad driver oss mot denna förändring? Vad bör du tänka på innan ett byte? Och varför är molnet så bra? Detta är bara några av många frågor som inte alltid är lätta att besvara. Många av oss kanske måste tänka om och hitta andra sätt att arbeta i ett molnsystem. Detta kan vara både utmanande och smärtsamt.
Som alla vet lever vi i en turbulent värld. I större eller mindre utsträckning påverkar världsbilden oss, och de val vi gör framöver. Vi har geopolitiska och ekonomiska aktiviteter av varierande intensitet, på en nivå vi inte sett tidigare, och snabba förändringar i den politiska bilden. Det är stor sannolikhet att vi kommer att se en försämrad ekonomisk situation i framtiden. Vi ser redan att räntorna går upp, kostnaderna går upp, inflationen går upp och många försöker vidta olika åtgärder för att justera detta. Utöver detta är det även stor brist på att hitta rätt kompetens.
Utmanande att hitta arbetskraft
Allt fler företag upplever att det är svårt att få rätt personal på plats, och att rörligheten på arbetsmarknaden är stor. Detta är också något som oroar IT-chefer idag, visar en av Gartners undersökningar. I en nyligen genomförd undersökning visar de att IT-chefer har insett att resurser är den största utmaningen, tidigare har det placerat sig på plats 5-8.
Vi ser också att det nu finns fler lediga jobb än det finns folk till dem, även i en turbulent värld.
Både i Sverige och Norge var det många uppsägningar under pandemin, och världen över förlorade många sina jobb. I efterdyningarna av Covid ser vi att det råder brist på arbetskraft och det finns ett stort överskott av lediga jobb. Vilken påverkan kommer detta att få?
Fler företag tittar nu på lösningar som kan hjälpa, exempelvis mindre lokal administration etc. De tittar på lösningar som kan möta deras krav på till exempel ökad produktivitet med system.
Varför molnbaserat?
Här är några fördelar med att flytta till en molntjänst:
1. Uppdaterade system sparar tid och resurser
Att ha ett system som är uppdaterat hela tiden och utan behov av uppgraderingar är viktigt. Nu är det dags att prata om ständiga förbättringar, inte uppgraderingar! Detta sparar tid och resurser.
2. Minska behovet av din egen serverpark
En molnbaserad lösning leder till mindre administration av den lokala IT-parken. Om du flyttar dina kärnsystem till en molnlösning försvinner troligen behovet av att ha en egen serverpark. Det gör att mindre tid läggs på administration och resurser.
3. Saknade uppdateringar om IT-säkerhetslösningar
Även om du är ansvarig, är molnleverantörerna nu ansvariga för säkerheten. Leverantören har bra system och rutiner för att säkerställa att din lösning är säkrad. Det innebär att du själv inte hela tiden behöver hålla dig uppdaterad om vilka IT-säkerhetslösningar du måste använda för att säkra din data.
4. Tillgängligt överallt och när som helst
I molntjänster finns inloggning via webbläsare. Det innebär att du kan utföra vad du vill i systemet, varifrån du vill och när du vill.
5. Standard API server med tredjepartssystem
Många behöver också bra tredjepartslösningar. Integrationer har ofta varit ett ord som varit synonymt med stora kostnader. Med molntjänster kommer standard-API-tjänster att sättas upp med tredjepartssystem. Det gör att det ofta sker mindre justeringar av tjänsten som gör den tillgänglig för dig.
6. Kostnadseffektiv
Ofta är kostnadsbilden för att ha ett affärssystem komplex. Du behöver servrar, licenser, operativa leverantörer, IT-säkerhetstjänster och mer. Därtill kommer kostnaden för en licens till själva affärssystemet och uppgraderingar som måste göras en eller flera gånger per år. Den här tiden är nu förbi! Genom att flytta systemet till molnet kan du se hela kostnadsbilden du har haft baserat på prenumerationskostnaden för affärssystemet. Företaget sparar ofta mycket på detta. Dessutom kommer du också att kunna se att det är fördelaktigt att flytta allt till molnet.
7. Tidseffektiv
Driftstopp på tjänsten på grund av förändringar har också varit något som företagen inte har tid med. Till exempel har uppgraderingar lett till att produktionen i deras operativa nätverk måste stängas, ofta i 48 timmar eller längre. Med produktion i gång nästan 24/7 är detta inte längre hållbart för företag och det finns ett behov av att flytta över affärssystemet till molnet för att kunna ha mindre stillestånd och arbeta snabbare. Med ett molnbaserat affärssystem blir det kontinuerliga förbättringar utan stillestånd, vilket innebär högre produktionstid.
Är systemen mogna nog?
Min erfarenhet är att många har skjutit upp migreringen till ett molnbaserat ERP, eftersom det funnits en förväntan på bra insiktslösningar, bra automatiseringsprocesser, artificiell intelligens och maskininlärning. Nu har flera av de största ERP-spelarna detta på plats!
Många av våra kunder har velat använda vanliga affärssystem för att hålla nere kostnaderna. Detta är något som många tjänsteleverantörer har pratat mycket om. Vi ser dock att system ofta måste skapas utanför lösningen för att kunna möta deras önskemål om automatiserade processer och bra insiktslösningar. Flera system tillåter nu justeringar i själva molnsystemet, vilket gör att standardtjänster kan användas. Det finns en önskan och förväntningar på en snabb implementering/migrering vid byte till ett molnbaserat affärssystem.
Men, vilka är utmaningarna med migration till ett molnbaserat ERP?
Ja, databaserna du har kan inte migreras direkt. Det kräver att man måste ladda upp den befintliga databasen i exempelvis ett Excel-ark för att kunna rensa, konvertera, ändra och förbereda den för att laddas upp i det nya systemet. Detta kan innebära att inte all information kommer fram. Dessutom ska alla i organisationen utbildas i det nya systemet och processer och rutiner ska skapas på nytt. Det nya affärssystemet är vanligtvis snabbt i gång, men införandet tar ofta tid. Många större företag har därför väntat med att migrera.
Vissa affärssystem erbjuder nu migreringslösningar där du sparar all data, historik och setup när du "uppgraderar" till deras molnlösning.
Behovet av anpassning, justeringar och specialerbjudanden är nödvändigt för många. Tidigare har molnbaserade system inte haft det här alternativet, men det kommer in med full fart. Vissa system underlättar mycket bra anpassningar av skärmar, processer och rutiner i programmet. Dessutom gör de det möjligt att utöka datamodellen med egna fält.
Vad behöver du tänka på?
Det är svårt att ge ett kort och enkelt svar, eftersom det ofta är stora variationer från företag till företag. Dagens licens- och molnbaserade prenumerationsavtal är ofta inte jämförbara. Det är viktigt att man tittar på hela kostnadsbilden och jämför med varandra, samt väger upp för- och nackdelar som en migration kommer att ha. Vi har sett att de flesta företag sparar stora summor pengar genom att flytta till molnet.
I molnet betalar man för det man använder, så det är inte ovanligt att företag halverar sina IT-kostnader genom att flytta till molnet. I en molnprodukt är det också vanligtvis planerat att processer ska automatiseras. När man har satt upp olika processer, metoder och tredjeparter i det nuvarande systemet är det viktigt att titta på om dessa kan ersättas av vanliga molnlösningar i det nya systemet.
Min erfarenhet är att många har skjutit upp migreringen till molnbaserat ERP eftersom det funnits en förväntan och efterfrågan på bra insiktslösningar, bra automationsprocesser, artificiell intelligens och maskininlärning för att vara en del av affärssystemet. Flera av de största ERP-aktörerna har nu detta på plats.
Dessutom vill fler använda vanliga affärssystem för att hålla nere kostnaderna. Detta är något som många tjänsteleverantörer pratar mycket om. Användarna ser dock att system ofta måste skapas utanför lösningen för att kunna uppfylla sitt önskemål om automatiserade processer och bra insiktslösningar. Detta kan göras enklare nu. Man kan använda standardlösningar, med bra API:er, samt att någon kommit på bra anpassningslösningar i sin molnprodukt. Undersökningar visar att räkenskapsföraren har sagt att de kommer att titta på det tidigare, och att systemen nu är tillräckligt bra för att de ska vilja förändras!
För att sammanfatta det jag har nämnt här nu; då ser vi att vår turbulenta värld och bristen på resurser gör att IT-chefer känner att de måste ändra köpsättet från ägande till tjänst. Detta leder till en ökad satsning på molntjänster. Vi behöver stabilitet och säkerhet i systemen, och att de hela tiden är uppdaterade och att säkerheten värnas. Du får också enklare tillgång till systemet, vilket har varit otroligt viktigt under pandemin. Molnprodukterna har också blivit mycket mer mogna och de tyngre systemen kommer nu upp, vilket ger dig möjlighet att anpassa dig som du vill. Inte minst erbjuder vissa leverantörer nu en enklare migrering och snabb adoption av systemet. Det finns bara en sak att säga; Nu är det dags att flytta ditt affärssystem till molnet!
Kontakta oss gärna om du vill veta mer om molnbaserade affärssystem, vi hjälper dig gärna.
