När du utvärderar ett ekonomisystem, är det vanligt att undersöka bredden och djupet av ett ERP-system och jämföra det med din organisations behov. Tidigare har dyrare och mer komplexa system ofta erbjudit större djup och bredd. Men nu blir det allt viktigare att titta på ett tredje mått, nämligen graden av automatiseringsmöjligheter. Vi är på väg bort från manuellt arbete och pappershantering, mot en värld där vi automatiserar, effektiviserar och digitaliserar. Det är en spännande tid att vara en del av denna förändring!
Moderna molnbaserade affärssystem som Visma Net erbjuder funktioner som gör automatisering möjlig genom enkla inställningar, utan behov av omfattande konsultation eller programmering.
Här presenterar vi en lista över 10 automatiseringar som kommer att spara tid och boosta effektiviteten i din organisation:
1. Betalningsrutiner
Många arbetar fortfarande med filer som ska skickas till och från banken. När man sedan fått en återkoppling från banken ska man manuellt gå in och pricka av i ekonomisystemet. Genom att automatisera detta flöde med en bankintegration (som i Visma.net heter Visma.net Autopay) sparar du mängder av tid och kan vara säker på att du alltid har uppdaterad information i ditt affärssystem. Dessa rutiner ska självfallet fungera för både inhemska och utländska betalningar.
2. Matchning och bokföring av inbetalningar
Dina kundinbetalningar och andra kontohändelser bör automatiskt integreras i ditt affärssystem, utan behov av filhantering. Genom att automatisera denna process, inklusive matchning baserad på OCR eller fakturanummer, kan inbetalningar bokföras och stängas automatiskt. Detta automatiserade flöde låter er fokusera på avvikande inbetalningar och säkerställer att påminnelsehanteringen startar snabbare än vid manuell hantering. Detta är en elegant lösning för att effektivisera er ekonomihantering.
3. Leverantörsfakturahantering
Hanterar ni fortfarande era leverantörsfakturor manuellt? Då är detta området där ni kan göra störst tidsbesparingar. Det är inte ovanligt att spara 20-40 timmar (!) per vecka genom att automatisera och digitalisera flödet från mottagande av leverantörsfakturor till inläggning i affärssystemet, attestering och betalning.
Med en modern lösning bör ni kunna ta emot e-fakturor, PDF och brev. Oavsett hur de kommer in, bör de hamna på samma plats i ert affärssystem och hanteras på samma sätt. Genom att automatisera fakturahanteringen baserat på leverantör, belopp eller annan information, kan fakturorna direkt gå in i ett förutbestämt attestflöde eller till betalning. Till exempel kan telefonfakturor inom ett visst belopp gå direkt till betalning, medan andra fakturor hanteras i det digitala attestflödet. När en faktura är attesterad, kan ni själva bestämma om den automatiskt ska gå till betalningsförslaget, eller om ni vill ha en extra kontroll.
4. Avskrivning av anläggningar samt periodiseringar
Helst bör ditt anläggningsregister hanteras i samma lösning som ditt ekonomisystem. Detta möjliggör automatisering av avskrivningar och förenklar skapandet av nya anläggningar baserat på leverantörsfakturor. När anläggningen är upplagd, sköts avskrivningarna automatiskt i bokföringen, så du behöver inte tänka på det.
Många önskar också kunna periodisera både intäkter och kostnader automatiskt. När du har valt en periodisering nyckel eller ett datumintervall för periodiseringen, ska detta genomföras automatiskt. Låt systemet sköta det åt dig!
5. Momsrapport
Ditt system bör vara anpassat till landets lagar och regler som bolaget verkar i. Genom att ha detta inbyggt i systemet och att systemleverantören ansvarar för att detta alltid ska vara uppdaterat behöver ni aldrig oroa er för att ni har ett system som inte stöttar de senaste lagkraven, bankreglerna eller regler och format för e-fakturor.
Genom att ha färdiga mallar för detta kan system som Visma.net skapa upp din momsrapport med automatik. Den är sedan enkel att kontrollera och färdig för att skickas in till Skatteverket. Visma.net har färdiga mallar för bolag i länderna Sverige, Norge, Danmark, Finland och Nederländerna och dessa länder går att kombinera i en och samma Visma.net instans.
6. Fakturering av tid
Många tjänsteföretag lägger mycket tid på att få iväg kundfakturor varje månad. Arbetar du med tidsfakturering? Då har du mycket tid att vinna på att automatisera detta, genom att enkelt få in tiden i ekonomisystemet så snart den är godkänd. Här finns alternativen att arbeta i ett system som redan är sammankopplat med ditt ekonomisystem, som exempelvis Visma.net och Visma.net Project Management, eller att bygga en API-integration mellan ditt affärssystem och det tid- och projektsystem som ni använder idag. Genom att arbeta på detta sätt kan ni fakturera betydligt snabbare än vad ni gör idag. Det förbättrar ert kassaflöde och gör att ni har tid över till annat än att lägga upp fakturaunderlag.
Företag som använder ett modernt tid- och projekthanteringssystem som Visma.net Project Management tenderar ofta att öka sin faktureringsgrad. Det beror på att systemet gör det enkelt för användare att rapportera sin tid i projektet. När tidrapportering sker regelbundet och smidigt, är det mindre troligt att rapporterade timmar missas jämfört med mer sporadisk tidrapportering.
7. Fakturering av utlevererade artiklar
Ditt lager- och logistiksystem bör integreras med ditt ekonomisystem. Genom att koppla dessa system nära varandra kan ni automatisera utsändningen av kundfakturor när era beställningar levereras. Detta automatiserar processen och minskar risken för att missa fakturering av era beställningar.
8. Återkommande fakturering/avtalsfakturering
Om ni är ett företag som regelbundet fakturerar kunder för avtal, vare sig det är månadsvis, kvartalsvis eller årligen, kan ni spara mycket tid genom att använda en funktion för återkommande fakturering eller en avtalsfakturerings-modul. Detta ger er också full kontroll över de avtal ni har med era kunder. Ni behöver bara ställa in fakturaunderlaget en gång, sedan sköter systemet resten automatiskt så länge ni vill att fakturan ska skickas.
9. Utskick av kundfakturor, påminnelser och inkasso
Låt systemet hantera all utsändning av kundfakturor, vare sig det är e-fakturor, mail med PDF eller brev. Genom att utnyttja systemets kapabiliteter för fakturautskick, särskilt e-fakturor, får ni bättre kontroll över era kundfakturor. E-fakturor prioriteras ofta av kunder vid betalning, det är billigare än post och bidrar till samhällets digitalisering. Genom att dessutom lägga till automatiserade påminnelser och inkassorutiner skapar ni en sömlös hantering av kundfakturor.
10. Rapporter, analyser och uppföljning i realtid
På Amesto träffar vi ofta ekonomichefer som tillbringar halva söndagen med att förbereda rapporter för måndagens ledningsmöte. Det är ofta samma rapport, men de kan inte automatiskt införa siffrorna i rapporten, utan måste klippa och klistra in ny data varje gång. Om du känner igen dig i detta, vet du hur mycket tid som skulle kunna sparas om siffrorna automatiskt publicerades i rapporten. Automatisering av datainsamling till rapporter/analyser/dashboards ger dig möjlighet att fokusera mer på analys och åtgärdsförslag.
Vill du också spara tid, effektivisera och digitalisera? Kontakta oss så hjälper vi dig!